نشر موقع "بيزنس إنسايدر" الأمريكي تقريرا، تحدث فيه عن الأسباب التي تفسر عدم إجابة الآخرين على رسائل البريد الإلكتروني خاصتنا، مما يؤثر بالسلب على العلاقات التي تجمعنا بهم.

وقال الموقع، في هذا التقرير الذي ترجمته "عربي21"، إن الغموض الذي يطغى على الرسائل التي نقوم بكتابتها للآخرين يعد السبب الأول الذي يدفعهم لتجاهلها، حيث يعجز المتلقي عن فهم فحواها، في حين لا يتمكن من تبين قصدك بسهولة.

في هذا الصدد، يعمد بعض الأشخاص الذين يبحثون عن عمل إلى توجيه رسائل مبهمة للأطراف المعنية، حيث يتطرقون إلى خبراتهم وخصالهم المميزة، لكنهم يغفلون عن تحديد ما يريدونه من الشخص الذي يراسلونه.

وأفاد الموقع أنه يجب على الفرد أن يعي أن مراسلة أشخاص مشغولين طوال الوقت تتطلب أن يكون الشخص دقيقا، فضلا عن أنه ينبغي أن يعتمد طريقة سلسة للتعبير عن مبتغاه، مما يسهل عليهم عملية الرد على رسالته الإلكترونية.

وفي الأثناء، لا بد أن تتجنب عبارات من قبيل "هل لديك وقت كاف" أو "سأكون متشوقا لمعرفة رأيك حيال هذا الأمر"، ويرجع ذلك للتأثير السلبي لهذه العبارات على صورتك العامة. في المقابل، بإمكانك أن تسأل عن وقت محدد لعقد اجتماع فيما بينكما.

وأضاف الموقع، ثانيا، أن الرسائل الطويلة جدا تحول دون إجابة الآخرين عليها، حيث قد يشعر المتلقي بالتعب والارتباك بمجرد النظر إلى مثل هذه الرسائل. وقد يكون الشخص غير مشغول، إلا أنه يمتنع عن قراءة الرسالة المطولة التي قمت بإرسالها إليه.

وفي هذا الشأن، تخيل نفسك في منصب قيادي، وأن لديك جدول عمل مزدحم، من غير المرجح أنك ستجيب على رسالة بريدية يخبرك فيها المرسل عن قصة حياته ثم يطلب منك أن تخصص البعض من وقتك من أجل مقابلته.

بموجب ذلك، عليك أن تختزل رسائلك وتجعل أسئلتك واضحة، حتى يقتنع المتلقي بتخصيص بعض الوقت لمقابلتك. وفي حال شعرت بالحاجة حتى تسرد قصة حياتك، لا تقم بذلك في الرسالة الأولى. في الغالب، تحظى الرسائل القصيرة بحظوظ أوفر حتى يقع الإجابة عليها، مقارنة بالرسائل الطويلة.

وأكد الموقع، ثالثا، أن الأشخاص يمتنعون عن الإجابة على الرسائل ذات الطابع التقليدي والشائع. ففي بعض الأحيان، يكتفي المرسل بإجراء بعض التعديلات على نص رسالة جاهزة، مما يخلق انطباعا سيئا لدى المتلقي. وتجدر الإشارة إلى أن معظم الرسائل الجاهزة تعد مألوفة لدى أرباب العمل.

وبين الموقع أنه يمكن تجاوز هذه المشكلة من خلال تبين السر الذي تنطوي عليه الرسائل الجاهزة التي تكون في الغالب مقنعة. في الواقع، يرتكز هذا النجاح على إقامتك لروابط فعلية وحقيقية مع المتلقي، فضلا عن إظهار الاحترام وحس المسؤولية تجاهه.

وأورد الموقع، رابعا، أن الرسائل التي تتضمن طلبات كثيرة لا تتم الإجابة عنها. فعندما تقوم بطلب أمر ما عبر البريد الإلكتروني، أنت تعتمد على مدى استيعاب المتلقي لما تطلبه منه.

فضلا عن ذلك، سيعمد المتلقي إلى التفكير بروية في مطالبك، حيث قد يتوقع أنك ستتمادى في طلباتك في المستقبل. عموما، من الأفضل أن تتجنب كتابة رسائل إلكترونية تتضمن عدة طلبات في الوقت ذاته.

في المقابل، يمكنك إرسال عدة رسائل مع الحرص على تضمين أكثر الطلبات أولوية في الرسالة الأولى.

وأفاد الموقع أن الخطأ الخامس الذي يقع فيه الأشخاص أثناء كتابتهم للرسائل الإلكترونية يتمثل في كتابة خطاب مختصر للغاية. ففي الغالب، تنعكس الرسائل التي يكون محتواها مقتضبا بالسلب على المرسل، في حين يمثل ذلك عقبة أخرى تنضاف إلى لائحة المشاكل التي تحول دون إجابة الآخرين على رسائله. ويستوجب ذلك التعاطي مع رسائل البريد الإلكتروني بطريقة مختلفة عن الرسائل القصيرة العادية.

وفي الختام، أقر الموقع بأن التعامل مع الرسائل الإلكترونية يكتسي أهمية أكبر مقارنة بالتعاطي مع الرسائل القصيرة العادية.

بالتالي، من الضروري التروي واللجوء إلى الرسائل البريدية فقط عندما تقتضي الحاجة ذلك. فعلى سبيل المثال، إذا احتجت للتنسيق مع أحدهم حول بعض الأمور اللوجيستية، حاول أن تعتمد على الرسائل القصيرة العادية لتجنب توجيه رسائل إلكترونية.